Toda sociedad mercantil inscrita en el Registro Mercantil tiene la obligación formal de legalizar sus libros contables. A dichos efectos, el empresario dispone de cuatro meses de plazo para legalizar los libros de contabilidad.
Dado que la mayoría de las sociedades cierran su ejercicio el 31 de diciembre, el plazo de legalización finalizará aproximadamente a finales de abril.
¿Qué es la legalización de los libros contables?
La legalización de libros contables implica presentar los libros de contabilidad ante el Registro Mercantil para que se anote su presentación, evitando así modificaciones posteriores. Además, los libros contables legalizados sirven como prueba en caso de disputas entre empresas. Los principales libros contables que deben ser legalizados son: el libro de inventarios, las Cuentas Anuales y el Libro Diario.
Con la entrada en vigor de la «Ley de Emprendedores», la legalización de libros contables se realiza de forma telemática en el Registro Mercantil correspondiente. Los empresarios deben descargar el programa Legalia, registrarse en el Colegio de Registradores y completar los datos de los libros. Los documentos se envían al Registro Mercantil, que confirma la recepción y, a menos que haya algún defecto en la presentación, procede a su legalización.
Si una sociedad mercantil solicita la legalización de sus libros contables fuera del plazo establecido, el registrador lo anotará en la diligencia del libro y en el correspondiente asiento.
Por otro lado, la normativa no establece sanciones para las empresas que no legalizan sus libros contables. Sin embargo, siempre se recomienda hacerlo, ya que es un deber mercantil que busca garantizar una mayor eficiencia y seguridad jurídica en el sistema.
En la actualidad, el avance de las tecnologías y el uso de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) plantean cambios en el procedimiento de legalización de libros contables. Por ejemplo, tecnologías como blockchain permiten registrar y cifrar la información, asegurando su seguridad e integridad. Esto ha generado la opinión generalizada de que la necesidad de legalizar los libros contables podría desaparecer en el futuro.